В договорных отношениях между сторонами (как юридическими, так и физическими лицами), как правило, используется деловая переписка. Довольно часто письма отправляются посредством почтовой связи. В любом случае стороны стараются обезопасить себя с правовой точки зрения, имея на руках бумажные доказательства об отправлении писем.
Заказная корреспонденция
Предприятия и организации, перед тем как отправить письмо, регистрируют его номером и датой во внутреннем регистрационном журнале исходящей корреспонденции, затем снимают копию и оставляют её на хранение. Это поможет в урегулировании споров между сторонами, если таковы возникнут.
При пересылке письма в обычном конверте не остаётся доказательств факта отправления, и при этом отсутствует информация о дате его получения. Поэтому разумнее подготовить заказное письмо с уведомлением о вручении.
Для оформления данной корреспонденции заполняют бланк уведомления по форме 119, где указывается тип уведомления (простое), тип отправления (заказное письмо), ФИО, почтовые индексы и адреса отправителя и получателя.
Далее, оплатив услуги почты, можно смело отсылать заказное письмо. Полученный чек за оплаченные услуги нужно хранить, как доказательство факта отправления письма. Особенно это важно, когда оно адресовано в государственные органы с целью защиты прав в судебных и прочих инстанциях.
Сотрудники почты регистрируют заказные письма под трек-номером, который служит для отслеживания от места отправки до места вручения адресату. В случае если придётся прибегнуть к судебному разбирательству, можно сделать запрос о таких сведениях в отделении почты. Получив заказное письмо, адресат расписывается в уведомлении, затем работник почты, вручивший письмо, также подписывает уведомление и ставит почтовую отметку.
По типу отправлений уведомления также делятся на простые и заказные. Уведомление простого типа не подлежит регистрации и не учитывается, его просто бросают в почтовый ящик. Уведомление заказного типа присоединяется к пакету корреспонденции и пересылается вместе с ним, его получают только в почтовом отделении.
Когда в почтовое отделение адресата приходит входящая заказная корреспонденция, сотрудники почты доставляют её либо по указанному адресу, либо в почтовый абонентский ящик вместе со специальным извещением (форма 22). В извещении получателя ставят в известность о пришедшей на его имя корреспонденции, которая подлежит регистрации. Чтобы получить её в почтовом отделении, получатель должен предъявить 3 документа: извещение, паспорт и доверенность (если адресат - юридическое лицо).
Ценные письма
Очень часто юридические лица - предприятия, организации отправляют различную ценную документацию, пользуясь услугами почты. Пересылают бухгалтерскую отчётность (налоговые декларации), исковые заявления, претензии и требования.
Для более надёжной защиты от рисков потери писем по вине почтовых сотрудников существует способ пересылки ценных писем с объявленной ценностью. Данную корреспонденцию также регистрируют. При отправлении в заявлении в обязательном порядке объявляется ценность документации, то есть сумма, которая будет выплачена на случай утери или повреждения документации. Получение ценного письма адресатом возможно только в отделении почты, предъявив извещение. Почтовая служба не доставляет и не вручает ценную корреспонденцию по адресу проживания либо нахождения получателя.
Правила заполнения описей вложения
Уведомление о вручении является фактическим доказательством получения письма, однако доказательство перечня документации, приложенной к этому письму, отсутствует. Выход из этой ситуации - послать ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Чтобы оформить такую пересылку, нужно подготовить заполненный бланк по форме 107, гарантирующий доставку документации в полной мере. Его заполняют заранее перед тем, как отправить письмо.
Прикладывается почтовая опись вложения исключительно к ценным письмам, но не к заказным. Кроме того, её используют при оформлении посылок и бандеролей.
Заходя в любое почтовое отделение, отправитель имеет возможность брать неограниченное число бланков. Более удобный способ - скачать бланк почтовой описи вложения, заполнив его заранее.
Существуют правила заполнения данной формы. Готовят 2 экземпляра бланка, причём без допущения исправлений.
В верхней его части отмечается вид отправления (письмо, посылка, бандероль). Заполняется ФИО и адрес получателя для физических лиц, для юридических лиц - название фирмы и/или ФИО, представляющего её, юридический адрес компании.Построчно в таблицу вписывается список документации с пометкой о количестве, объявляется её стоимостная оценка. Если отправитель принял решение не объявлять стоимость, он в соответствующих полях ставит прочерки.В последних строках таблицы ставится общее число наименований документов и их суммарная стоимость. Ниже отправитель подписывает форму.
После окончания заполнения описи отправителем, сотрудник почты должен сверить написанный перечень с фактически вложенными документами. Затем он подписывает бланк, указывая свою должность, отмечает дату составления, индекс отделения, скрепляет всё почтовой печатью.
С целью недопущения ошибок по заполнению бланка описи, почта России на своем сайте опубликовала образец заказного письма с описью вложения и уведомлением. Там же имеется возможность скачать бланк описи вложения в ценное письмо. Также опись вложения Ф 107 скачать бланк можно ниже.
Обратившись на почту, нужно предварительно оформить 2 бланка описи и предоставить конверт с пакетом документации, не запечатывая его. Далее сотрудник почты обязан сверить содержимое пакета с перечнем документации в описи вложения. По окончании сверки один экземпляр описи он отдает отправителю, другой экземпляр запечатывает в конверт вместе с корреспонденцией. При этом сотрудник почты несёт полную ответственность за соответствие описи её фактическому вложению. Юридические лица оплачивают эту услугу отдельно.
После пройденной процедуры почтовый курьер проверяет правильно ли написан адрес получателя. После этого курьер визирует бланк штампом и своей подписью. В случае указания отправителем ценности корреспонденции, по общей объявленной стоимости отправления почтой РФ с него взимается 4% страховой взнос. Отправитель может избежать оплаты страхового взноса, если поставит нулевую стоимость отправления, то есть не будет её вовсе указывать.
Объявленная стоимость необходима на случай утраты корреспонденции при отправлении. Тогда почтовая служба возвращает отправителю сумму в размере объявленной ценности. Поэтому, чтобы корреспонденция была более надёжно доставлена, объявленная стоимость должна сыграть роль дополнительной гарантии пересылки.
Услуга отправки ценных писем с описью вложения на почте РФ стоит 20 рублей за 10 грамм бумаг. Цена за одно почтовое отправление в среднем по России колеблется от 100 до 150 рублей.
Таким образом, вышеописанными способами почта гарантирует доставку ценной корреспонденции до адресата.
Дата публикации: 14.04.2015
Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. По виду может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. В данной статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо , в том числе — с уведомлением и с описью вложения.
Итак, простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. Обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – относятся к простой письменной корреспонденции. Чтобы отправить ее, достаточно опустить конверт в синий почтовый ящик Почты России. Предельный вес такого почтового отправления должен составлять не более 20 г.* При отправке — отправителю не вручаются никакие подтверждающие документы (чек, квитанция). Соответственно, если простое письмо будет утеряно, то Почта России никакой ответственности нести не будет.
Заказное письмо предназначено для пересылки важных документов, бланков, квитанций, фотографий. Данный вид почтового отправления является регистрируемым, соответственно оно регистрируется в системе и ему присваивается почтовый идентификатор (трек-номер). Отправка осуществляется непосредственно в отделении Почты России через оператора. Стоимость несколько дороже, чем в случае с простой письменной корреспонденцией, но зато отправитель получает гарантию, что отправление точно будет доставлено адресату. Вручение заказного письма производится лично в руки адресата под роспись. Предельный вес должен составлять не более 100 г. Если почтовое отправление весит больше 100 г., то оно автоматически попадает в категорию «бандероль».
Заказное письмо может быть отправлено одновременно с уведомлением о вручении или без него. Если вы хотите указать объявленную ценность или произвести отправку с описью вложения содержимого конверта, то вам необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.
Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Данный вид отправления предполагает, что письмо будет направлено адресату как заказное, то есть адресат получит его лично в руки, а отправитель в свою очередь получит уведомление, подтверждающее факт получения адресатом. Соответственно, если вы хотите отправить заказное письмо, и точно убедиться, что оно получено адресатом – необходимо отправлять именно заказное письмо с уведомлением.
Но помните, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с заказным письмом, а после получения корреспонденции получателем — бланк пересылается обратно отправителю (вам). Соответственно вернётся к вам этот документ, и вы узнаете, что ваше отправление попало адресату (или его законному представителю) точно в руки, лишь через определенное время.
В недавнее время у Почты России появилась услуга СМС-уведомления, то есть можно воспользоваться этой услугой. Для почтовых отправлений стоимость одного СМС-сообщения 10 рублей.
Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Начнем с того, что для «ценного письма» отправитель указывает «объявленную ценность», поэтому этот вид письменной корреспонденции и называется «ценным». Если отправление будет повреждено или утеряно, то Почта России полностью или частично компенсирует сумму объявленной ценности.
«Ценное письмо с описью вложения» предполагает то, что содержимое отправления будет описано отправителем в специальном бланке (ф.119). В момент получения ценного письма с описью получатель в почтовом отделении при операторе вправе вскрыть конверт и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать документу описи вложения.
Помните, если вы являетесь отправителем ценной корреспонденции, то конверт необходимо предоставлять оператору в открытом виде. Сотрудник почты должен убедиться, что вложение полностью соответствует тому, что вы указали в бланке.
Как отправить заказное письмо
Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Сложного в этом ничего нет, заполнять дополнительные бланки не нужно.
Для отправки:
- Обратитесь в операционное окно в отделении почты и купите нужного размера конверт. Максимальный размер конверта 229х324 мм, то есть чуть больше листа бумаги формата А4.
- На конверте необходимо указать индекс и адрес отправителя и получателя.
- Оператору говорим о желании отправить заказное письмо и всё. После оплаты услуги вы получите чек, на котором будет указан трек-номер, с помощью которого можно будет отследить движение почтового отправления вплоть до его выдачи.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Процесс отправления письменной корреспонденции с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается только в том, что помимо заполнения адресной информации на конверте, вам необходимо будет дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты.
Пример заполнения данной формы приведен на картинке ниже. Для наглядности информация, которую необходимо указать отправителю, выделена красным цветом:
На лицевой стороне формы «Уведомления о вручении» необходимо указывать именно Ваши данные (имя, адрес, индекс), т.к. получателем этого уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.
Как отправить ценное письмо с описью вложения
Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется точно также, как и оформление обычной заказной корреспонденции. Отличие заключается только в том, что дополнительно необходимо будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данная форма выдается бесплатно в отделении почты при запросе отправителя. Опись вложения — это дополнительная услуга, которой вы можете воспользоваться или не использовать, если вам это не требуется.
Для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, вам необходимо будет указать все данные на конверте, а также заполнить две формы с описью вложения. Заполнять нужно будет именно два бланка, так как один остается у отправителя, а второй получает адресат. Соответственно на основе этого документа получатель сможет проверить содержимое вашего отправления.
Пример заполнения бланка ф.107 приведен на картинке:
При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложения предоставляйте конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор должен проверить соответствие содержимого с описью вложения.
Заказное письмо: сроки доставки и стоимость
Сроки доставки заказных писем примерно такие же, как и срок пересылки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть контрольные сроки, на которые и следует опираться. Подробнее об этом я уже писал ранее в статье . Если есть желание, чтобы ваша письменная корреспонденция дошла быстрее, то ее необходимо отправлять 1 классом. Отправка 1 классом наиболее актуальна между населенными пунктами, между которыми имеется авиасообщение. Отправлять данным способом в черте одного города или области — не совсем целесообразно.
Что касается стоимости отправки заказного письма, то цена зависит от многих факторов: вес, с уведомлением или без него, с описью вложения или без нее. Подробнее смотрите на официальном сайте Почты России.
*Вес простого письма может быть выше 20 г., но не превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса взимается дополнительная плата.
Опись вложения важна в правовом поле общения субъектов, она служит хорошим доказательством в случае судебных споров. Бланк можно скачать бесплатно.
Ценные, заказные письма, отправляемые авторами, требуют гарантированной доставки до адресата. Еще более необходимым для автора является документальное подтверждение содержимого отправки. Этим документом служит опись вложения . Бумага очень важна в правовом поле общения субъектов, опись служит хорошим доказательством в случае судебных споров. Рассмотрим наиболее важные пункты этого листа. По специальной прямой ссылке, пользователь может абсолютно бесплатно скачать бланк и применить его в практике.
Отправляя бумаги почтой России многие граждане и юридические лица используют опись вложения. Данный способ применяется повсеместно в случае, когда необходимо гарантированное вручение пакета с конкретной документацией адресату. После оформления заказа на почте России у отправителя имеется вторая опись вложения. После вручения получателю автору вручается уведомление, гарантирующее пересылку. При возникновении судебного спора у отправителя есть такое неопровержимое доказательство, как опись вложения.
Обязательные пункты описи вложения
:- В верху пишется название "Опись";
- Далее в таблицу вносится перечень: наименование, порядковый номер, количество, объявленная ценность;
- Ниже общий итог;
- Реквизиты отправителя;
- Отметка принявшего сотрудника;
- Печать отделения.
Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)
Отправка документов почтой с описью вложения
Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
- Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
- Если такая форма переписки определена договором.
- Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.
Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.
Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.
Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .
Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.
Пример описи вложения
Опись
Вложения в ценное письмо
Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1
На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.
Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.
Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.
Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.
Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....
Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...
Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....
