Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.
Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.
Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.
Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.
Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.
Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.
Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.
Кадровая документация вызывает большое количество вопросов. Зачастую интерес проявляют в отношении правильности оформления, составления рассматриваемых документов.
Что такое штатное расписание?
Расписание необходимо в целях формирования структуры штата в организации и его численности. При формировании внимание уделяется соответствию документа уставу учреждения.
В него включаются сведения относительно структурных подразделений, названия профессий, перечня должностей работников. В акте подлежит указанию количество штата, необходимое для функционирования организации.
При составлении используется форма, утвержденная Госкомстатом. Важность рассматриваемого документа заключается в упорядочении рабочего процесса, его оптимизации. Документ выполняет функции:
- создается наглядная структура учреждения;
- указываются единицы штата;
- контроль количественного и качественного состава рабочих;
- отслеживание размер выплачиваемых надбавок, системы оплаты;
- при появлении вакантных мест облегчается выбор сотрудника.
Для работодателя положительные стороны документа заключаются в возможности использования его в судебном заседании, проводимом по поводу сокращения. Также с его помощью объясняется отказ в приеме на работу.
В случае проведения проверок в компании органами, ведающими вопросами налогообложения либо соц. страхования – данный акт является необходимым. Несмотря на необязательность наличия документа, проверяющие истребуют акт для возможности проверки правильного начисления денег работникам.
На фото представлен пример:
Пример формы Т3
Для разных учреждений
Акт, составляемый относительно учреждений, функционирующих в сфере культуры, имеет особенности составления. Равно как и прочие разновидности данного документа. К числу учреждений культуры относят:
- клубы, расположенные в городе/селе;
- дома культуры;
- центры культуры;
- автоклуб;
- агитбригада.
Полномочия по составлению бумаги возложены на учредителей перечисленных учреждений. Среди специалистов культурного организации выделяют: режиссера, директора, сценариста, звукооператора, музыкального руководителя и других.
Установление штатного расписания взаимосвязано с численностью проживающих в населенном пункте, числом организаций, функционирующих городе на протяжении 12 месяцев.
Также значение имеет наличие в нас.пункте коллективов, имеющих звание народный или образцовый.
После оценки объема труда, конкретных условий деятельности по договоренности с учредителем в документ могут включить дополнительные должности. Также обязательным условием для включения является достаточное финансирование.
На руководителя возложены функции по распределению необходимого количества работников, учитывая размер фонда оплаты.
На фото пример акта:
Пример составленного акта
В отношении общества с ограниченной ответственностью можно сказать, что акт требуется для следующих целей:
- установление структуры состава кадров;
- анализ качества и количества выполненных работ;
- целесообразность продолжения сотрудничества с имеющимися кадрами либо набор новых;
- подтверждения правильность произведенных отчислений в бюджет;
- пенсионные отчисления;
- аргументирование спорных вопросов в пользу предприятия.
Лицо не могут принять на должность, отсутствующую в документе. Когда в акт не включен перечень должностей – рассматривается как препятствие для сокращения численности штата.
В ситуации, когда у индивидуального предпринимателя трудятся двое или больше сотрудников, ему требуется составить штатный акт. Это связано с необходимостью заключения трудовых договоров, где указываются требования для квалификации, и устанавливается размер оклада.
Относительно строительной организации расписание обладает отличительными чертами:
- учреждение не наделяется правомочиями по введению по своей воле названий должностей, что связано с опасным производством (используются для составления акта справочники профессий, имеющие тарификацию);
- наличие особой структуры.
Пример штата строительной фирмы
В расписании подлежат отражению начисления за вредные и опасные условия труда рабочих.
Относительно ТСЖ особых указаний по составлению рассматриваемого акта не устанавливается. Благодаря наличию расписания в наглядной форме видно, сколько денежных средств затрачивается на одного сотрудника и на организацию в целом.
В документе не прописываются фамилии лиц, занимающих ту или иную должность, что связано с возможность комплектации штата после составления акта. Придя на собеседование, дворник должен сразу иметь возможность установленный оклад и принять решение о трудоустройстве.
Расписание в ТСЖ:
Пример акта в ТСЖ
Расписание для магазина составляется относительно количества работников. Это может быть небольшой киоск, где работает только один продавец, директор и бухгалтер, либо большой супермаркет с приличным перечнем персонала.
Относительно каждого работника заключается трудовое соглашение. В нем указывается должность и разряд, по которому человек трудоустроен.
Также в сфере торговли подлежит заключению договор о материальной ответственности за имущество работодателя. Сотрудник обязан обеспечивать сохранность ценностей, которые ему переданы в связи с заключением трудового договора.
В расписании могут присутствовать следующие строки:
Примеры сведений в документе
В заведения сферы общественного питания документ имеет примерно такой вид:
Для сферы общественного питания
Составление расписания в учреждении здравоохранения, например, в поликлинике возлагается на руководителя или сотрудника, который им уполномочен. Нормативы по численности штата приводятся в приказах Минздрава.
На законодательном уровне региона, где располагается поликлиника, устанавливается положение относительно возможности руководителя по составлению и утверждению документа.
Название должностей, включенных в расписание, должно соответствовать справочникам по профессиям. Исключением могут быть отдельные случаи. При наличии прав на льготы – данный факт подлежит включению в расписание.
В штатном акте салона красоты указывается:
- иерархия подразделений;
- количество штатных единиц;
- размер оплаты труда;
- перечень должностей;
- надбавки и доп.выплаты;
- порядок начисления.
Пример акта для аварийной службы:
Для аварийной службы
Учебного заведения:
Для учебного заведения
Гостиницы:
Для гостиницы
Пошаговая инструкция по составлению
Составляется акт по следующим шагам:
Кто это делает?
Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:
- лица, занимающие руководящие должности;
- группа лиц, специально созданная с этой целью;
- работник отдела кадров;
- экономический отдел;
- юр.отдел;
- отдел по организации труда и зарплате.
Требуется, чтобы при составлении акта принимал участие специалист экономического отдела.
Сколько лет хранится?
Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.
Когда меняется?
Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.
Образец приказа о внесении изменений
Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.
Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.
В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.
Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.
Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.
На военное время
Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и стандартная процедура.
Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.
Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.
После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.
Структурное подразделение
Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.
Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.
В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.
С целью облегчения работы отделу кадров созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:
- изначально указывается руководство;
- производственные;
- вспомогательные.
Нужно ли это для ИП?
Законодательными актами не закрепляется обязанность индивидуальных предпринимателей по составлению штатного документа.
Однако, не смотря на это положение, ИП не советуют пренебрегать составлением акта. Связывается это в первую очередь с тем, что у предпринимателя трудятся сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.
Вне зависимости от формы действующей системы налогообложения, оформление расписания позволяется исключить наложение штрафа за отсутствие данного акта. В качестве исключения рассматривают ситуацию, когда у предпринимателя отсутствуют работники.
Категории должностей
На 2019 год законодателем не разработаны правила относительно единого формирования названий должностей в расписании. Нормы, прописанные в стандартах, подлежат соблюдению в определенных условиях труда и в структурах государственного значения. Многие компании при названии должностей руководствуются своими правилами.
Примером модного наименования должности в организации может быть менеджер. На деле это та же уборщица. Однако должность именуют менеджер клининговой службы. Данное название применяется с целью стимулирования человека к труду.
Когда численность штата в организации небольшая, то один человек может занимать сразу две должности.
Пояснительная записка
Данный акт требуется в том случае, когда утверждается новое расписание, где указываются ранее не задействованные должности. В записке приводится обоснование относительно принятия данные изменений. То же правило распространяется на случаи, когда численность работников сокращается.
Пример пояснительной записки
Записка составляется руководством подразделения, где были нововведения. Внесенные коррективы обязательно подлежат обоснованию. На документе ставится виза руководителя организации, дающая основание полагать, что он согласен на подобные коррективы.
Районный коэффициент
Составители штатного расписания должны иметь в виду, что в графах относительно тарифных ставок указывается размер оплаты, который соответствует окладу, установленному компанией в коллективном договоре.
Коэффициенты районного значения подлежат указанию в графе надбавки. Подобные выплаты устанавливаются в соответствие с нормативными актами государства.
В расписании обязательно указывается, за что производится выплата надбавок.
Рассматриваемый вид кадровой документации хоть и не является обязательным – большая часть организаций составляет и руководствуется в своей деятельности этим актом. Связано это с функциональностью бумаги.
На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист
Штатное расписание: решаем нештатные ситуации
Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд уКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37 . Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.
Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.
Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием
И.М. Пекарева, г. Новосибирск
У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?
: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс яп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 :
- сложившееся разделение труда между работниками;
- условия оплаты их труда.
ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника »ст. 68 ТК РФ . Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:
- есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ ;
- размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор ест. 57 ТК РФ .
Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает
М.А. Маркулов, г. Казань
Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?
: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, - законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров - пусть хранится там.
А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн оп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .
В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно
И.Т. Плеханова, г. Подольск
Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3- 4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?
: Вы можете:
- <или> просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
- <или> указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.
Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо тст. 59 ТК РФ .
Способ изменения штатного расписания выбирайте сами
Т.О. Лоркович, г. Москва
Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?
: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.
ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
- мастер производственного участка - 35 000 руб.;
- помощник мастера производственного участка - 28 000 руб.;
- технолог производственного участка - 38 000 руб.
2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому - указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание»
№ 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.
И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность
П.Р. Юдина, г. Пятигорск
Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?
ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Если женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захочет вернуться на работу до достижения ребенком возраста 3 лет, ее обязаны принять, даже если ее должность вычеркнута из штатного расписания.
: Ваши сомнения оправданны - «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.
При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельства хстатьи 256 , 261 ТК РФ . Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.
Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату
И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва
Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные - с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?
: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм ып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 ). В зависимости от этого и действуйт еп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 :
- <если> оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
- <если> оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.
В штатном расписании могут быть вакантные должности
М.А. Пушкарева, г. Пушкин
У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?
: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.
Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:
- <или> приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
- <или> приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.
В штатном расписании ставится оклад в полном размере
С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург
Мы берем двух заместителей директора. Но одного - на полную ставку, а второго - на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?
: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация | Количество штатных единиц | Тарифная ставка, оклад, руб. | Надбавки, руб. | Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4 | Примечание | |||
| наименование | код | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| ... | |||||||||
| Администрация | 01 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| Заместитель генерального директора | 1,5 | 20 000 | - | - | - | 30 000 | - | ||
Или так:
По одинаковым должностям не может быть разных окладов
Т.Д. Пашкевич, г. Москва
К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?
: Нельз яПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 . Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностя мОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864 .
НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Установить разные оклады людям, работающим на одинаковых позициях, нельзя. Если какому-то работнику хочется платить больше, чем остальным на той же должности, можно либо переименовать его должность, либо установить ему какие-нибудь надбавки.
Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:
- <если> у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
- <если> у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.
Вопрос
В штатном расписании, в строке «на период», нужно ли указывать дату с которой вступает в действие штатное расписание или достаточно указать только месяц?
(В реквизите унифицированной формы ШР отражено, что штатное расписание утверждено определенным числом месяца и указан номер приказа. В приказе об утверждении ШР указана дата с которой вступает в силу ШР).
Ответ
Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.
Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.
Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».
Смежные вопросы:
-
Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…... -
Прошу разъяснить вопрос по должностям. Сотрудник (Юрист) уходит в отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет. Руководство планирует на период отпуска заменить ее должность на другую (специалист по…... -
Порядок действий отдела кадров при переименовании должности без изменения трудовой функции.
✒ К обязательным условиям трудового договора относится наименование должности работника (ст. 57 ТК РФ). При этом должность должна…... -
Как отразить в отчете 6НДФЛ оплату за аренду автомобиля у физ. лица, который не является сотрудником организации.
✒ Расчет 6-НДФЛ представляется по всем физлицам, которым ваша организация выплачивала доходы…...
"Отдел кадров", 2008, N 1
Составляем штатное расписание
Штатное расписание - важный кадровый документ для любой организации. Но вот вопрос: обязаны ли работодатели, независимо от организационно-правовой формы, иметь штатное расписание, и если да, то как правильно его составить и как в него вносятся изменения?
Штатное расписание является первичным документом по учету кадров. Его унифицированная форма N Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Согласно данному Постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.
Что мы понимаем под штатным расписанием
Существует множество различных определений понятия "штатное расписание", из которых следует, что это организационно-распорядительный документ, в котором отражена структура организации. Он содержит перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.
Часто руководители различных организаций не знают, кто именно должен составлять штатное расписание и вносить в него изменения. В крупных организациях, где численность персонала превышает 500 человек, есть либо служба персонала, либо отдел кадров, которые и занимаются вопросами кадрового делопроизводства. А вот в малых предприятиях или у индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, численность сотрудников которых не превышает 50 человек, составлением штатного расписания могут заниматься и сотрудники бухгалтерии, и сам руководитель или предприниматель. В организациях с численностью персонала от 100 человек руководитель возлагает функции кадрового делопроизводства либо на офис-менеджера, либо на юрисконсульта. В настоящее время такие организации предпочитают принять на работу юриста с функциями кадрового работника, тем самым "убивая двух зайцев". Но в любом случае процесс формирования штатного расписания достаточно сложен и состоит из нескольких этапов, поэтому требует привлечения не только работников кадровых служб, но и экономистов.
Этапы составления штатного расписания
Прежде чем браться за составление штатного расписания, необходимо определить организационную структуру организации, то есть схематично отобразить структурные подразделения, а также порядок их подчиненности и связей между собой. Затем переходим к следующему этапу - составление штатного расписания и приведение его в надлежащий вид по унифицированной форме N Т-3 "Штатное расписание". Заполнить ее несложно, но следует учитывать некоторые моменты. Например, наименование организации указывается в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Если организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. Заполнение колонок даты и номера документа затруднения вызовет вряд ли, но для крупных организаций, где в штатное расписание часто вносятся изменения, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания.
Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа "Штатное расписание на период ______ с "___" ________ 20__ г. ", то есть определенная дата, с которой штатное расписание вступает в действие.
Также в унифицированной форме в отдельной графе проставляются дата и номер приказа руководителя об утверждении штатного расписания. Обратите внимание: штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать бессрочно. В этом случае для работы с документом следует учитывать все изменения и дополнения, вносимые распоряжениями (приказами) руководителя, что на практике не всегда бывает удобно. В силу того что никаких ограничений на количество изменений штатного расписания для коммерческих организаций не существует, лучше вводить при каждом изменении новое штатное расписание.
Теперь рассмотрим колонку "Структурное подразделение". Коммерческие организации, как правило, наименование структурных подразделений определяют самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями и определениями (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Но существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). В этом случае правильное отражение в штатном расписании наименований структурных подразделений очень важно. Для облегчения работы в обозначении структурных подразделений существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список производств, цехов, профессий и должностей, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (отдел снабжения, ремонтные службы и др.).
Графа N 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. При определении наименований должностей, включаемых в штатное расписание организации, следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367. В названном Классификаторе, в частности, приведены должности служащих в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).
Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Обычно сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, затем ведущих и главных специалистов, затем исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих.
Могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4 "Количество штатных единиц". Количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Как установить оклад (тарифную ставку)?
В соответствии со ст. 129 ТК РФ под окладом (тарифной ставкой) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.
Тарифные ставки - это инструмент тарификации оплаты труда работника в бюджетных организациях в соответствии с Единой тарифной сеткой. Но следует обратить внимание, что Правительство РФ издало Постановление от 22.09.2007 N 605 "Об утверждении Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных государственных учреждений и гражданского персонала", в котором определило основы перехода на новые системы оплаты труда и наделило бюджетные учреждения полномочиями самостоятельно устанавливать оклады, компенсационные и иные выплаты. Коммерческие организации устанавливают размер окладов самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей. Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.
В унифицированной форме N Т-3 есть несколько граф (N N 6, 7, 8), объединенных общим названием "Надбавка". В действующем Трудовом кодексе нет четкого определения понятия "надбавка".
Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, - это две основные формы выплаты надбавок: 1) процентная - устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае изменения размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки; 2) в виде фиксированной суммы - может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки).
Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, в соответствующих графах допускается указывать проценты (коэффициенты). В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 "Примечание" сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графах "Доплаты" можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Иные стимулирующие выплаты кроме надбавок в штатном расписании не показываются, то есть нет необходимости отражать в унифицированной форме N Т-3, например, премии.
Один из наиболее часто задаваемых вопросов - как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, определенные в Трудовом кодексе? Здесь может быть несколько ответов, но в основном проблема решается путем установления "стандартного" оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя надбавка устанавливается на следующий период.
Когда в штатное расписание вносятся изменения?
Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса. Если необходимо ввести новые должности или структурные подразделения в связи с организационными мероприятиями, штатное расписание также подлежит изменению.
Как внести изменения в штатное расписание?
Начнем с того, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"), но неизменными остаются код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании - приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Штатное расписание работодатель может изменять сколь угодно часто. В случае возникновения спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается. Но, если работодатель не имеет штатного расписания, он лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, документально подтвердить правомерность этих действий он в случае спора не сможет.
Приведем примеры приказа об утверждении штатного расписания и приказа о внесении изменений в штатное расписание.
│ Приказ N 01 │
│Об утверждении штатного расписания │
│В целях определения организационной структуры, должностного и численного│
│состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО "Звездочка"│
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│
│бухгалтера А.И. Иванову. │
│ Петров │
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Звездочка" │
│ Приказ N 12 │
│О внесении изменений в штатное расписание │
│В целях рационализации штатной структуры должностей ООО "Звездочка" │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│Внести в штатное расписание следующие изменения: │
│должность офис-менеджера (подразделение "Администрация"), в количестве│
│1 единицы, оклад - 9000 руб. 00 коп. │
│(подразделение "Транспортный отдел") в количестве 3 единиц, оклад -│
│8000 руб. 00 коп. │
│нового штатного расписания не действует. │
│5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│
│бухгалтера А.И. Иванову. │
│Приложение: штатное расписание на 1 листе. │
│ Петров │
│Генеральный директор ООО "Звездочка" ------ А.А. Петров │
│С приказом ознакомлены: Иванова │
│главный бухгалтер ------- А.И. Иванова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Во многих организациях распространено составление штатного списка - расстановки. Этот документ очень удобен для специалиста, занимающегося кадрами. Штатный список позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, а также размеры и виды надбавок. Для создания такого документа не нужно "придумывать велосипед". Можно взять форму штатного расписания, добавив в нее столбец "ФИО сотрудника". Таким образом, будет видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.
Эксперт журнала
"Отдел кадров"
Подписано в печать
